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庄文飞律师博客

律师执业理念:当事人的事就是自己的事。

 
 
 

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庄文飞律师,山东舜元律师事务所专职律师,具有多年从事法律服务工作的丰富经验,先后为多家企业、事业单位担任法律顾问,办理案件细心严谨,诉讼技巧娴熟,善于抓住案件焦点问题,能最大限度维护好当事人的合法权益。 律师执业理念:“当事人的事就是自己的事。” 联系电话:158 0531 7612

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中小企业老板看过来——公司印章如何管理  

2014-07-18 19:26:54|  分类: 企业管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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              防患于未然,合理应对公司印章存在的风险

       公司印章主要包括一下三大类:公章(中文公章及中英文公章)、专用章(合同专用章、财务专用章、发票专用章等)、公司各部门用章(行政办公室章、人力资源部章等)。

       随着企业经营规模的不断扩大,工作地点不断变化,企业印章管理中的法律风险尤为突出。本文结合企业印章管理实际,分析印章管理中存在的主要问题,提出印章管理法律风险防范对策。

       一、企业印章存在的主要风险

       印章是企业生产经营的重要凭证,在法律上意味着企业的承诺、认可和证明。用印后企业都要承担相应的法律后果,都会给企业利益带来不同程度的影响。因此,企业一定要防范印章管理中可能出现的风险。

       1.未经批准擅自刻制的风险。刻制印章应当经过本单位领导批准,未经批准不能擅自刻制印章。

       2.未在公安机关指定单位刻制印章的风险。在公安机关指定单位刻制印章,可以直接在公安机关备案,以后需要鉴定印章真伪时就有案可查。

       3.未经批准擅自使用的风险。使用印章必须经过有关部门批准,未经批准不能使用,更不能在空白介绍信或纸张上用印。

       4.擅自携带印章外出的风险。印章不能离开保管人,不能擅自携带外出,特殊情况下经过批准携带外出应指定监印人。

       5.印章被盗或丢失的风险。在被盗期间若有人使用,在没有充分证据的情况下,企业要承担相应责任。

       二、企业应对印章管理法律风险的措施

       要解决企业印章管理中存在的问题,防范可能带来的法律风险,企业应当采取以下防范措施:

       1.企业要建立岗位法律风险防控体系,印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书,明确印章管理岗位的法律风险防控职责。

       2.企业要制定印章管理规定,指定印章归口管理部门,明确企业各部门印章管理职责,明晰印章刻制、使用的业务流程,做到有规可依、有章可循。

       3. 企业应当建立统一的印章使用台账,制定印章使用申请表。申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序,经过有权部门和企业领导批准。经企业领导批准后,印章使用单位应填写统一的用印登记表,企业文书人员对用印文件要认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。

       4.印章保管人员必须加强对印章的保管,未经企业主要领导批准,不允许将印章携带外出,特殊情况下需携带外出时,必须指定监印人随同。

       5.企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查,发现问题及时采取相应措施。

       6.企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录。

       7.企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时,企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门,由法律管理部门按法律规定解决。

       基本做法如下:首先,及时向公安机关报案,追究仿冒人的法律责任;其次,在相关报纸上发布澄清声明,及时知会潜在客户;再次,及时通知仿冒合同的相对人,陈述相关事实,解除相关合同,如果相对人不予配合,要及时向当地法院申请,通过法律途径认定合同无效,解除相关合同。

       随着企业的不断发展,企业印章管理的难度不断加大,法律风险防范的责任更加重大。印章风险管理,也遵循“事前防范、事中控制,事后补救”的风险管理原则,加强企业印章的管理,能有效地防范法律风险。因此,企业必须将印章管理作为法律风险防控的重要内容加以谋划,以印章管理制度为基础,以印章管理业务流程为主线,以印章管理岗位法律风险承诺书为抓手,形成印章管理法律风险防控体系。

 

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